Congress der Controller 2026: Fachbeiträge der Aussteller

Das Unternehmen Olympus

Olympus ist einer der führenden Hersteller und Anbieter opto-digitaler Hightech-Produkte weltweit. Zu Olympus Europe zählen als Zentrale für die Region Europa, den Mittleren Osten und Afrika (EMEA) insgesamt mehr als 31.653 Mitarbeiter weltweit, verteilt auf 31 Gesellschaften in 8 Sub-Regionen. Für die Finanzplanung der einzelnen Ländergesellschaften verwendete das Unternehmen bislang umfangreiche, miteinander verbundene Excel-Tabellen. Diese waren aufgrund der zunehmenden Komplexität der Planungsanforderungen durch den Mutterkonzern kaum mehr zu handhaben.

Gemeinsam haben wir daraufhin mit Hilfe der flexiblen Software Board ein umfassendes System für die GuV-, Bilanz- und Investitionsplanung entwickelt. Heute gewährleistet das neue Planungssystem einen wesentlich höheren Detaillierungs- und Automatisierungsgrad.

Die Herausforderungen des Projekts

Die Finanzplanung in einem weltweit agierenden Konzern ist eine komplexe Herausforderung. So müssen bei Olympus die einzelnen Ländergesellschaften mehrmals im Jahr eine GuV- und Bilanzplanung durchführen. Diese wird von regionalen Controllern, etwa für den deutschsprachigen Raum, geprüft und von der Kontinentaltochter, in diesem Fall Olympus Europa, konsolidiert. Allerdings entstand durch die wachsenden Anforderungen an den Planungsprozess durch den Mutterkonzern ein sehr großer Aufwand bei der Versionierung und kurzfristige Änderungen sowie Top-Down-Vorgaben ließen sich nur schwer abbilden. Zudem kamen häufig Änderungen nach dem Abgabetermin, so dass während der mehrwöchigen Planung mehrere Mitarbeiter in der Zentrale einen Großteil ihrer Zeit zur Vorbereitung und Zusammenführung der Planung benötigten.

„Neben diesem hohen manuellen Aufwand und der entsprechenden Fehleranfälligkeit aufgrund der Komplexität gab es ein weiteres Problem: Da die Excel-Dateien im Laufe der Zeit immer größer wurden, bis zu mehrere hundert MB, ließen sie sich kaum bearbeiten“, so Matthias Ola, Head of Corporate Controlling bei Olympus Europa SE & Co. KG.

„Zudem ging die Übersichtlichkeit verloren, weil alleine 30 bis 50 Reiter pro Land existierten. Gab zum Beispiel die Zentrale eine Umsatzsteigerung von 5 Prozent vor, mussten die Ländergesellschaften die entsprechenden Änderungen auf der untersten Ebene durchführen, damit sich in der Summe dieser Wert ergab.“

Die Umsetzung des Projekts und der Wandel im Unternehmen

Entsprechend war Olympus Europa auf der Suche nach einer Lösung zur systemischen Unterstützung des Planungsprozesses. Dabei sollte das neue Planungstool nicht nur die Finanzplanung unterstützen, sondern auch in anderen Fachbereichen einsetzbar sein.

„Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens setzte sich die Gesamtlösung der celver AG auf Basis der flexiblen Softwareplattform von Board durch“, erklärt Daniel Zillmann, Projektleiter. „Fachabteilung, zentrales Controlling und IT haben den POC gemeinsam durchgeführt und die Entscheidung übereinstimmend getroffen. Dabei waren vor allem die große Projekterfahrung und das umfangreiche Planungs- und Prozess-Know-how von celver sowie die individuellen, flexiblen und selbstständigen Anpassungen der Funktionen entscheidend bei der Auswahl.“

Nach Feinspezifikation und Prozessmodellierung wurde ein umfassendes System für die GuV-, Bilanz- und Investitionsplanung umgesetzt. Kurz darauf folgte die Einführung einer Lösung basierend auf Board zur Marketingplanung.

Bereits nach der Installation der Finanzplanung zeigten sich die Vorteile der Lösung. So können rund 100 Division-Controller die Planung deutlich effizienter durchführen. Die Kollegen in der Europa-Zentrale unterstützen dabei weiterhin, indem sie die entsprechenden Ist-Zahlen sowie einen Vorschlagswert für den Forecast über Automatismen initialisieren.

„In der Vergangenheit erforderte die Initialisierung einen großen manuellen Aufwand, bei dem Kopierfehler auftreten konnten. Durch den neuen Prozess für die Initialisierung entfällt diese Fehlerquelle“, erläutert Thorben Sychla, Board Administrator.

„Die Kollegen in den Ländern können diese Zahlen jetzt auch top-down anpassen. Das bedeutet, sie ändern etwa den Umsatz für das ganze Land, und anschließend werden die Supply-Chain-Kosten automatisch berechnet.“

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Statusangabe. Da bislang die europäischen Controller nicht wussten, ob es sich bei der auf dem Laufwerk abgelegten Datei um einen Zwischenstand oder die finale Version handelt, hat celver für die Board-Plattform einen eigenen Workflow-Prozess erstellt. So lässt sich die gesamte Planung nun zu einem bestimmten Zeitpunkt einfrieren, sodass keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind. Hierdurch ist die Termintreue sichergestellt.

Der Nutzen

„Die neue Gesamtlösung von celver und Board hat zu einer höheren Automatisierung und einem größeren Detaillierungsgrad im Planungsprozess bei Olympus Europa geführt“, erklärt Matthias Ola. „Viele Schritte laufen nun automatisiert ab, so dass keine manuelle Zusammenführung der Daten mehr nötig ist. Falls Anpassungen im Prozess notwendig sind oder besondere Anpassungswünsche aus den Fachbereichen kommen, können wir diese weitestgehend selbstständig und schnell umsetzen.“ Dabei kommen auch Importlösungen für Vorsysteme zum Einsatz. Zum Beispiel werden die Daten der Personalkostenplanung, die von der HR-Abteilung erstellt wird, über eine CSV-Datei importiert.

Neben einer automatischen Währungsumrechnung lassen sich nun auch allgemeine Kosten, etwa für die IT, auf die einzelnen Abteilungen umlegen. Da ein Großteil der Bilanz automatisch errechnet wird, erstellen die Länder nun eine umfassende Bilanzplanung in wenigen Schritten aus der GuV. Ferner müssen nur noch die Investitionen eingegeben werden. Die daraus resultierenden Abschreibungen werden berechnet und alle Werte fließen in die GuV und Bilanz.

„Wenn die zuständigen Kollegen für Land, Region und Kontinent gemeinsam Daten besprechen wollten, mussten sie bislang Auszüge der Excel-Datei versenden“, ergänzt Matthias Ola. „Nun können sie gleichzeitig die detaillierten Daten in Board einsehen, so dass die Zusammenarbeit einfacher geworden ist und jeder Beteiligte den gleichen Planungsstand über alle Dimensionen hat.“

Automatische Berechnungen, ein höherer Detaillierungsgrad und die Flexibilität der Board-Plattform: Aufgrund dieser Vorteile hat sich Olympus entschlossen, das System weiter auszubauen und es in Zukunft auch für die Supply-Chain- und Vertriebsplanung einzusetzen.

Case Study Implementierung eines Planungssystems bei Olympus Europe herunterladen

Über celver

Seit über 20 Jahren realisiert celver komplexe Planungs- und Analyselösungen auf Basis smarter Datenarchitekturen für namhafte Kunden unterschiedlichster Branchen. Die Grundlage bilden innovative Konzepte und Technologien, die sich von klassischen On-Premises-Lösungen hin zu agilen Cloud-Umgebungen unter Einbeziehung von Künstlicher Intelligenz entwickelt haben.

Das Ziel aber bleibt unverändert: Gemeinsam passende Lösungen aufzubauen, die fundierte, datengestützte Entscheidungen ermöglichen. Ob Assessment, Boost Camp, vorkonfiguriertes Template oder die vollständige Umsetzung der Applikation – celver bietet passgenaue Services für jede Projektphase an.

Das erfahrene, zertifizierte Team begleitet die Kunden dabei ganzheitlich: von der fachlichen Beratung über die Prozessdefinition, die komplette Realisierung und Integration in die Systemlandschaft bis hin zu Schulung, Roll-out und Change Management. 

Das technologieunabhängige Beratungsunternehmen ist Mitglied der UNITY Innovation Alliance.

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Manuelle Konsolidierung von Excel-Templates im Rahmen der Budgetplanung – nicht mehr bei DR. KADE Health Care. Der Berliner Pharmahersteller setzt auf die Finanzplanungssoftware von Corporate Planning und profitiert von einem automatisierten Forecast von GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung als Basis einer treiberbasierten Unternehmenssteuerung. Das Controlling gewinnt Raum für strategische Fragestellungen und leistet durch die direkte Zusammenarbeit mit den Fachbereichen einen Wertbeitrag.

Highlights

• Automatisierte Finanzplanung: Vom Excel-basierten Planungsverfahren zu einer automatisierten, systemgestützten Lösung.
• Datenintegrität: Eindeutige Verantwortung und einfacher Zugang für Mitarbeitende aus allen Fachabteilungen bei der Dateneingabe steigern Verbindlichkeit und schaffen Transparenz im Rahmen einer treiberbasierten Unternehmenssteuerung.
• Einführung eines zentralen, monatlichen Forecasts für GuV, Bilanz und Cashflow.
• Flexibilität hinsichtlich der anbindbaren Datenquellen ermöglicht eine nahtlose Softwareintegration in die bestehende IT-Landschaft.

„Wir machen Lebensqualität“

Als mittelständischer Pharmahersteller hat sich DR. KADE Health Care die Lebensqualität für Menschen weltweit auf die Fahnen geschrieben. Das unabhängige Familienunternehmen entwickelt, fertigt und vermarktet qualitativ hochwertige Arzneimittel und Medizinprodukte: jährlich 11 Mio. Packungen mit 408 Tonnen Cremes, Salben und Gelen sowie 54 Mio. Zäpfchen und Ovula, die in 28 Ländern im verschreibungspflichtigen Bereich und für die Selbstmedikation zum Einsatz kommen.

Als Controller Christopher Budde Ende 2019 und wenig später auch Oliver Matthes als Head of Controlling ihre Arbeit bei DR. KADE aufnahmen, erfolgte die Budgetplanung mit Hilfe von Excel-Tabellen im klassischen Gegenstromprinzip. Der manuelle Zeitaufwand im Controlling führte in jeder Planungsperiode zu drei Monaten Planungstätigkeit unter Volllast. Zudem war diese Methodik fehleranfällig, da die Daten manuell erhoben und weiterverarbeitet wurden. Schließlich war die Konsolidierung der Daten zeitaufwendig, sodass Analysen und Berichte an das Management nur mit erheblichem Zeitversatz möglich waren.

Raum für ihre Aufgaben in der strategischen und operativen Unternehmenssteuerung – etwa monatliche Forecasts, die Begleitung von ertragssteigernden Maßnahmen oder Prozessanalysen und -verbesserungen – blieb den beiden Controllern dabei kaum. Daher trafen sie schnell die Entscheidung, das Unternehmenscontrolling unterstützt von der Software von Corporate Planning komplett neu aufzusetzen.

Unterstützung bei Implementierung und unternehmensweiter Roll-out

Bei der Implementierung wurde Christopher Budde von einem erfahrenen Consultant von Corporate Planning unterstützt – etwa beim Aufbau der Datenbankstruktur, der Finanzstruktur und der Adaption der Organisation in die Berechtigungsstruktur. „Die Zusammenarbeit war sehr flexibel, kundenorientiert und vor allem vom fachlichen Austausch auf Augenhöhe geprägt“, zeigt sich Christopher Budde rückblickend zufrieden.

Gleichzeitig erfolgte in diesem Zuge der Wechsel von der Bereitstellung on-premise in die Cloud-Umgebung. „Unser gesetztes Ziel war von vornherein die maximale Verfügbarkeit und der komfortable Zugriff für alle Mitarbeitenden jedes Standortes und von jedem Endgerät. Das gelingt mit der CP-Cloud in idealer Weise und reduziert zudem den Aufwand für unsere interne IT-Abteilung.“

Im ersten Schritt verlagerte Christopher Budde die Kostenstellenplanung sowie die Absatz- und Umsatzplanung in das Umfeld der dezentralen Dateneingabe. Schrittweise wurden weitere vier Datenbanken aufgebaut, die unterschiedliche Sachverhalte mit direktem Kostenträgerbezug oder das Investitionsmanagement abbilden und schlussendlich eine vollständige Forecast-Datengrundlage für die Darstellung von GuV (Gesamt- sowie Umsatzkostenverfahren), Bilanz und Kapitalflussrechnung bilden.

Die Datenbereitstellung erfolgt seitdem komplett in den Fachbereichen: Insgesamt 55 Know-how-Träger unter anderem in den Bereichen Produktion, Supply Chain, Marketing und Vertrieb, Zulassung und Verwaltung erfassen ihre Zahlen heute selbstständig über ein browserbasiertes und leicht zu bedienendes Interface in Corporate Planner. Dabei verantworten sie neben der fristgerechten Abgabe auch die Richtigkeit der Daten.

Die Rechenwerke GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung konsolidiert Corporate Planner anschließend automatisch. Christopher Budde steuert lediglich die Daten für die GuV-Bestandteile unterhalb des EBIT sowie die Bilanzveränderungen bei – ein deutliches Plus für die Datenqualität und das laufende Reporting im Unternehmen.

„Insbesondere die Verknüpfung der Rechenwerke untereinander wird im Corporate Planner mit Hilfe von sogenannten Logikbausteinen sehr transparent abgebildet. Beispielsweise werden Anpassungen in der GuV automatisch in die Bilanzplanung übernommen. Grundsätzlich schlagen sich alle Veränderungen in GuV und Bilanz als Resultante in der Kapitalflussrechnung nieder. Dies versetzt uns in die Lage, DR. KADE sowohl ergebnis- als auch cashbasiert zu steuern“, fasst Christopher Budde die wesentlichen Vorteile aus Sicht der Unternehmenssteuerung zusammen.

„Daten manuell übertragen und rechnen muss bei uns niemand mehr. Mathematische Fehler sind passé“, sagt Christopher Budde. „Durch CP und in Verbindung mit unserer BI-Lösung in Qlik Sense sind wir jederzeit auskunftsfähig – auf Knopfdruck – sowohl intern als auch extern gegenüber Kreditinstituten, Wirtschaftsprüfern oder den Gesellschaftern. Diese Präzision und Geschwindigkeit tragen wesentlich zur Transparenz und Glaubwürdigkeit bei.“

Nahtlose Integration ermöglicht Echtzeit-Steuerung

Corporate Planner Finance ist nahtlos in die Unternehmens-IT integriert und erhält regelmäßig aktuelle Daten aus allen Unternehmensbereichen. Während die ERP-Software Ist-Zahlen aus Buchhaltung, Auftragsabwicklung, Produktionsplanung und Einkauf liefert, steuert das Personalwesen Daten wie Lohn, Gehalt sowie Sozialaufwendungen bei. Eine stündliche Synchronisation mit Qlik Sense stellt sicher, dass alle Daten stets aktuell sind.

„Neben dem hohen Automatisierungsgrad lässt sich CP auch sehr einfach mit anderen vor- und nachgelagerten Systemen integrieren, sodass wir ganz neue Möglichkeiten für die unternehmensweite und bereichsübergreifende Planung und Steuerung haben“, bestätigt Christopher Budde.

Um umfangreiche Treiberanalysen in Qlik Sense durchführen zu können, bearbeitet das Controlling ergänzende Planungsbestandteile wie Umsatz, Materialaufwand und Beschaffungsvolumen in separaten CP-Datenbanken auf höchster Granularität (SKU-Einheiten). Ergänzend läuft die Planung der Marketing- sowie Scientific-Kosten über die Software Corporate Planner Sales, einem multidimensionalen Modul von Corporate Planning. Es übernimmt die kostenträgerbezogene Kostenplanung und definiert Umlageschlüssel.

Neue Freiräume für strategische Aufgaben

Welch enorme Zeitersparnis und damit Freiräume Corporate Planner Finance ermöglicht, zeigt sich insbesondere im Wandel von einer jährlichen Planungsphase, die von einem monatlichen, rollierenden Forecast abgelöst wurde.

„Während früher das gesamte Controlling drei Monate unter Volllast beschäftigt war, lässt sich der Forecast heute dank der Automatisierung bequem von einer Person managen – und wir können uns anderen Dingen zuwenden, die im Unternehmen einen wirklichen Wertbeitrag liefern“, erläutert Christopher Budde.

„Der monatliche Forecast erlaubt uns von Monat zu Monat präzisere Aussagen zum Ergebnis und zum Cashflow. Gleichzeitig lernen wir viel über die Treiber des Geschäftsmodells und können steuerungsrelevante Maßnahmen nachhalten und deren Effekte abgrenzen“, freut sich Christopher Budde, der die freigewordene Zeit neben Prozessanalysen gerne für das Sparring mit den Fachbereichen und Entscheidungsträgern bei DR. KADE nutzt. „Mit demselben Zeitaufwand erreichen wir heute viel mehr, können detaillierter und genauer planen. Ein spürbarer Mehrwert für das Unternehmen ergibt sich aus unserer gemeinsamen Zeit mit den Fachbereichen.“

Fit für die Zukunft

Kommt es zu Veränderungen im Unternehmen, macht die cloudbasierte Controlling-Lösung diese problemlos mit: „Die in CP abgebildeten Strukturen sind beliebig skalierbar, und die Software ist in meiner Rolle als Power-User einfach zu verwalten“, so Christopher Budde. Änderungen am Produktportfolio, an der Organisationsstruktur, den Kontierungsobjekten oder an Prozessen passt er einfach und schnell selbstständig an.

In Zukunft möchte DR. KADE sein Geschäft mit freiverkäuflichen Arzneimitteln weiter ausbauen. Das erfordert schnelle Innovationszyklen und die richtigen operativen sowie strategischen Entscheidungen. Die erforderlichen Daten für Investitions- und Wirtschaftlichkeitsrechnungen werden unter anderem vom Corporate Planner bereitgestellt.

Insgesamt zeigt sich Christopher Budde mit der Software von Corporate Planning rundum zufrieden: „Heute haben wir genau die Flexibilität, die wir brauchen. Der zunehmende Wettbewerbsdruck in der Pharmabranche, steigende Personal- und Produktionskosten und veränderte regulatorische Rahmenbedingungen erfordern es, die Unternehmensentwicklung im Geschäftsmodell sehr genau zu steuern. Die automatisierte Forecast-Landschaft aus der Kombination von Corporate Planner und Qlik Sense für GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung bietet uns alle Möglichkeiten der treiberbasierten Analyse des Geschäftsmodells und ermöglicht steuerungsrelevante Eingriffe.“

Corporate Planning Case Study Controlling bei Dr. Kade als PDF herunterladen

Über Corporate Planning

Corporate Planning bietet seit über 35 Jahren anwenderfreundliche Software für die Unternehmenssteuerung im Mittelstand. Mit dem Corporate Planner stellt Corporate Planning eine Controlling- und Unternehmenssteuerungslösung für integrierte Planung, Budgetierung, Analyse und Reporting bereit. Der Corporate Planner unterstützt operative, finanzielle und strategische Prozesse – inklusive integrierter Finanz-, Erfolgs-, Liquiditäts-, Vertriebs- und Personalplanung – und ermöglicht konsolidiertes Management-Reporting auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Die vielfach prämierten Lösungen für operatives Controlling, integrierte Finanz- und Erfolgsplanung sowie Konsolidierung (zertifiziert nach IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und IDW RS FAIT 4) laufen auf einer einheitlichen technologischen Plattform und bieten mehr als 300 betriebswirtschaftliche Funktionen, flexible Planungslogiken und automatisierte Aktualisierungen.

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Volkswagen Group Services hat mit IBM Planning Analytics den Wandel zu einer zentralen, performanten und zukunftsfähigen HR-Datenplattform vollzogen. Mehr als 600 Nutzer greifen täglich auf verlässliche Daten zu. Berichte, die früher eine Woche dauerten, entstehen heute in Sekunden. Die Produktivität stieg um 85 Prozent. Personalentscheidungen erfolgen nicht nur schneller, sondern auch individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt. Und Führungskräfte gewinnen Zeit und Raum, sich strategischen Aufgaben zu widmen. Damit ist die Basis für eine HR-Organisation geschaffen, die sich flexibel an die Herausforderungen der Zukunft anpassen kann.

Mehr Raum für strategisches Denken

Wie können sich Personalabteilungen auf die wachsenden HR-Anforderungen einstellen? Planung, Reporting und datenbasierte Entscheidungen müssen heute schneller, präziser und flexibler sein als je zuvor. Die Antwort der Volkswagen Group Services: Die Einführung einer konsolidierten, einheitlichen HR-Datenplattform.

Wenn Daten zum Nadelöhr werden

Volkswagen Group Services ist ein interner Servicepartner der Volkswagen Gruppe. Die rund 10.000 Mitarbeiter erzeugen täglich eine Vielzahl personalrelevanter Informationen – von Qualifikationen über Fehlzeiten bis hin zu Einsatzplanung und Weiterbildungsbedarfen. Doch diese Daten wurden zunehmend zum Nadelöhr. Monatsberichte benötigten bis zu sieben Tage, ein Teammitglied war fast zwei Wochen im Monat mit der Berechnung der Fehlzeiten beschäftigt, und verschiedene Abteilungen arbeiteten mit voneinander abweichenden Datenständen.
„Alle dachten, sie würden über dieselben Daten sprechen, aber sie verwendeten verschiedene Datenbanken. Oft fragten uns Manager und Teamleiter auch nach unterschiedlichen Daten über ihre Mitarbeiter“, beschreibt Alexander Beil, HR-Controller bei Volkswagen Group Services die Situation.
Die Folge waren Unsicherheiten, unzählige Rückfragen und ein hoher manueller Aufwand. Der neue Soll-Zustand war klar definiert: automatisierte Prozesse, eine verbesserte Datenqualität und Echtzeit-Einblicke für optimierte Analyse- und Entscheidungsprozesse.

Die Lösung: IBM Planning Analytics

Auf der Suche nach einer passenden Lösung konnte HR auf die Erfahrungen der eigenen Finanzabteilung zurückgreifen. Dort wird seit vielen Jahren IBM Planning Analytics eingesetzt.
Bei der Implementierung der Lösung unterstützte Christoph Hein, IBM Business Partner und Berater der Volkswagen Group Services. Er begleitete die Einführung vom Prototyping bis zur Bereitstellung.
Schritt für Schritt entstand eine HR-Datenplattform, die nicht nur die Daten zusammenführt, sondern sie gleichzeitig strukturiert, absichert und auswertbar macht.
Alexander Beil erklärt: „Mit IBM Planning Analytics hat Volkswagen Group Services eine einheitliche und konsolidierte Datenbasis geschaffen. Heute arbeiten alle Anwender mit denselben zuverlässigen Datensätzen.“

Mehrwerte in der Praxis: Aus Tagen werden Sekunden

Daraus ergeben sich eine Vielzahl an Praxisvorteilen, die zu erheblichen Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen führen. Alexander Beil nennt ein konkretes Beispiel: „Manager können Tages- und Monatsberichte innerhalb von Sekunden anpassen, mit Ein-Klick-Optionen zum Auswählen von Filtern, Ändern von Dimensionen und Kombinieren von Metriken“, und fügt hinzu: „Dank IBM Planning Analytics haben wir die Zeit für die Erstellung der Monatsberichte von sieben Tagen auf wenige Sekunden reduziert. Unsere Produktivität ist um 85 % gestiegen!“
Zusätzlich können Manager jetzt auch bessere Personalentscheidungen treffen. Im „Auditor“-Modul erhalten Teamleiter beispielsweise individuelle Hinweise zu einzelnen Mitarbeitern, die sie direkt in Qualifizierungs- und Weiterbildungsempfehlungen umsetzen können.
Dank der Automatisierung von Routineaufgaben und schnelleren Entscheidungsprozessen bleibt Führungskräften jetzt auch mehr Zeit für strategische Themen. Alexander Beil erläutert: „Ich kann mich jetzt auf übergeordnete Aufgaben der Führungsetage konzentrieren – spezielle Aufgaben, die das gesamte Unternehmen betreffen.“
Unternehmensweite Lösung
Insgesamt greifen heute bereits mehr als 600 Nutzer im Unternehmen – darunter HR-Teams, Manager und der Betriebsrat – auf dieselbe gepflegte, berechtigungsgesteuerte Datenbasis zu. Das zeigt: Die Lösung wächst längst über ihre ursprüngliche Zielsetzung hinaus.
Christoph Hein, heute Country Manager DACH der INTITO Group, fasst diesen Entwicklungssprung so zusammen: „Dank der außergewöhnlichen Flexibilität und Skalierbarkeit von IBM Planning Analytics hat Volkswagen Group Services Managern auf allen Organisationsebenen erfolgreich einen sicheren, transparenten und zeitnahen Zugriff auf wichtige HR-Daten ermöglicht. Was als bescheidene Implementierung für eine kleine Benutzergruppe begann, hat sich nun zu einer unternehmensweiten Lösung entwickelt, die Hunderte von Managern bei ihren täglichen HR-Entscheidungsprozessen unterstützt.“

Ausblick: Eine Plattform, die weiterwächst

Mit der neuen HR-Datenplattform hat Volkswagen Group Services ein Fundament geschaffen, das nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftige Entwicklungen ermöglicht. Automatisierte Forecasts, erweiterte Analysefunktionen oder neue Module zur Kompetenz- und Kapazitätsplanung können unkompliziert ergänzt werden. Das System ist flexibel genug, um mit den steigenden Anforderungen des Personalbereichs mitzuwachsen.
Damit ist nicht nur ein technologischer, sondern ein strategischer Vorteil geschaffen: HR-Daten stehen in einer Qualität und Geschwindigkeit bereit, die moderne Organisationsentwicklung erst möglich macht. Die Transformation ist damit nicht abgeschlossen – sie hat gerade erst begonnen.

Über Volkswagen Group Services

Volkswagen Group Services ist ein strategischer Servicepartner der Volkswagen Gruppe und bietet maßgeschneiderte operative Dienstleistungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette der Automobilindustrie, darunter Geschäftsbetrieb, Technologie, IT-Support, technische Dienstleistungen, kommerzielle Dienstleistungen und Logistik. Mit rund 10.000 Mitarbeitern unterstützt das Unternehmen die Marken und Gesellschaften des Konzerns weltweit mit integrierten, praxisnahen Lösungen.

Intito Success Story Personalprozesse neu aufgesetzt als PDF herunterladen

Über Intito

Intito wurde 2014 in Schweden gegründet und ist ein etablierter Partner für Financial Performance Management in Europa. Das Unternehmen betreut über 150 Kunden mit mehr als 50 Mitarbeitenden an 8 Standorten.

Intito bietet Lösungen für Extended Planning & Analysis (xP&A), Finanz- und ESG-Reporting sowie Data-&-AI-Anwendungen im Finance-Umfeld. Zum Portfolio zählen integrierte Unternehmensplanung, Konsolidierung, ESG-Compliance und KI-gestützte Prognosen.

Als IBM Gold Business Partner nutzt Intito IBM Planning Analytics. Controller und watsonx, um Planung und Reporting zu optimieren und Finanzprozesse effizienter zu gestalten.

Ergänzend stehen Beratungsleistungen, vorkonfigurierte Lösungsbausteine und ein Support-Angebot über das Intito CARE Programm zur Verfügung.

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„Vertrauen und Akzeptanz sind unbezahlbar“ – Von der operativen Steuerung zur Ergebnis- & Finanzsteuerung

Eine durchgängige Unternehmensplanung und -steuerung wirkt für viele Unternehmen wie ein kaum realisierbares Ideal. Zu groß erscheinen die Einflussfaktoren, zu volatil die Märkte und insbesondere die Supply Chain ist seit einigen Jahren stark angespannt. Dennoch lässt sich dieses Ziel erreichen. Entscheidend ist ein integrierter Ansatz, der verschiedene Fachbereiche miteinander verbindet. Controller, Bereichsleiter, Führungskräfte und Geschäftsleitungen erhalten dadurch auf Basis einer einheitlichen OLAP-Datenbank-Sprache sowie der modularen Verzahnung von Business-Intelligence-Analysen, unterschiedlichen Planungsmodellen in der Unternehmensplanung und der Konzernkonsolidierung einen ganzheitlichen Überblick über sämtliche relevanten Unternehmensprozesse.

Welche Benefits ergeben sich aus dem Einsatz von Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung Software?

Der Übergang von der operativen Steuerung zur Ergebnis- und Finanzsteuerung setzt voraus, dass alle Unternehmensbereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten. Dafür braucht es bereits im operativen System ein konsequent gestaltetes Prozessdesign. Ziel ist eine hohe Datenqualität, auf deren Grundlage Unternehmen schnell und unkompliziert maßgeschneiderte BI-Lösungen entwickeln können.

Ein Unternehmen, das elKomSolutions seit vielen Jahren begleitet, ist Vetter Pharma aus Ravensburg. Ausgangspunkt der Zusammenarbeit war das Controlling. Das bisherige Vorgehen bei der Berichtserstellung erwies sich als zu zeitintensiv und innerhalb von Excel als wenig flexibel. Mit Unterstützung von elKomSolutions stellt Vetter Pharma heute die relevanten Kennzahlen für alle Unternehmensbereiche einfach und tagesaktuell bereit.

Beim Aufbau der operativen Prozesse im ERP-System wurde von Beginn an die Steuerungslogik samt der dafür erforderlichen Daten in der BI-Welt mitgedacht. Armin Rauch, Vice President Controlling Systeme & BI, erinnert sich: „Unser Ansatz war stets, die Daten und Prozesse im operativen System so zu designen, dass nachher auch wirklich schnelle und einfache BI-Lösungen darauf aufsetzen können. Das vereinfacht und beschleunigt die Anbindung unserer IBM-Umgebung. Für uns ist immer wichtig gewesen, Ergebnis- und Finanzsteuerung sowie die operative Steuerung mit einer identischer und konsistenten Datenbasis zu machen.“

Ergebnis- und Finanzsteuerung mit identischen Daten

In vielen Unternehmen beginnt die Unternehmensplanung mit einer operativen Jahresplanung im Herbst des Vorjahres. Häufig ist diese jedoch bereits zum Jahresende überholt, da die Marktdynamik die Nachfrage stark verändert hat. Hier setzt das rollierende Forecasting an, bei dem monatlich auf Basis aktueller Daten die kommenden 24 Monate betrachtet werden, sodass Planabweichungen identifiziert werden können. Dafür ist es beispielsweise notwendig, Sales & Operations Planning mit der Ergebnissicht zusammenzuführen. Daraus ergeben sich wesentliche Informationen für die Gesamtergebnis- und Finanzplanung. Zur Erstellung dieser Teilpläne werden die Tools der BI-Plattform IBM Planning Analytics TM1 in Kombination mit elKomPLAN genutzt, die ihre Daten aus den operativen, transaktionalen Systemen beziehen.

Auf diese Weise lässt sich beispielsweise erkennen, wie sich Veränderungen im Produktmix von der Marktseite auf ein Unternehmen auswirken. Um diese Entwicklung abzubilden, gilt es, die Informationen bis in die rollierende Ergebnisrechnung hinein zu analysieren. Mit den Lösungen von elKomSolutions werden diese operativen Daten nicht nur bereitgestellt, sondern mithilfe einer vorwärts gerichteten Buchhaltung in eine Bewegungsbilanz überführt. Eine operative Jahresplanung bleibt dennoch erforderlich. Sie entsteht auf Grundlage von Zielwerten und einem Top-Down-Ansatz. Entscheidend ist, die Lücke zwischen Bottom-up-Forecast und Top-down-Planung zu identifizieren, um effizient steuern zu können. Auch hier unterstützen Funktionen der BI-Lösung – etwa Kopierroutinen zur automatisierten Datenübernahme aus dem rollierenden Forecast und Management-Adjustments – dabei, die operative Jahresplanung schneller und mit geringerem manuellem Aufwand zu erstellen.

Das monatliche Forecasting ermöglicht neben einer präziseren Planung auch rückblickende Analysen. Die jeweiligen Monatsstände, beispielsweise aus dem Operations Planning, werden in elKomBI über ein entsprechendes Statuskonzept gespeichert und stehen für spätere Auswertungen zur Verfügung. Veränderungen in der Nachfrage auf Vertriebsseite zu erkennen und die Auswirkungen auf die Produktionsseite nachvollziehen zu können, eröffnet deutlich erweiterte Steuerungsmöglichkeiten, wenn diese Daten Monat für Monat vorliegen und nicht nur einmal jährlich.

Für ein rollierendes Forecasting stimmt das Demand-Management bis zum 20. des laufenden Monats – in sogenannten Demandcalls – die Marktnachfrage, bestehend aus laufenden Aufträgen, Kundenforecasts und Markteinschätzungen, ab. Daraus wird auf der Supply-Seite, also in der Produktion und den nachgelagerten Wertschöpfungsschritten, eine Grob- und Feinplanung gestartet. Diese Daten, die alle auf einer einheitlichen Basis beruhen, werden aufbereitet und dem Management zur Verfügung gestellt. Dieses entscheidet über Eingriffe in die Produktionskapazität oder den Ausbau von Ressourcen. Ein solcher integrierter Vertriebs- und Produktionsplan reicht bis in die Materialverfügbarkeitsplanung hinein. Zeichnet sich dort ein Engpass ab, kann beispielsweise der Produktionsplaner rechtzeitig eingreifen, was in Zeiten angespannter Lieferketten besonders bedeutsam ist.

Integrierte Unternehmensplanung & -steuerung schafft Transparenz und Vertrauen

Durch ein konsequentes Prozessdesign im operativen System wird frühzeitig eine hohe Datenqualität erreicht, statt sie erst später im Prozess mithilfe von Analytik- und BI-Funktionen zu erzeugen. Die Integration aller Fachbereiche über eine gemeinsame Datenbasis und die Software von elKomSolutions ebnet den Weg zu einer einheitlichen Unternehmenssteuerung inklusive Rolling Forecasting. Die Verwendung identischer Zahlen und einer konsistenten Datenbasis ist dabei von zentraler Bedeutung. Das Vertriebsmanagement findet exakt die gleichen Umsätze und Produktmix-Zusammenstellungen in seinem operativen Teilplan wieder, die sich in der Gewinn- und Verlustrechnung auf der Umsatzseite widerspiegeln. Diese Einheitlichkeit sorgt für Transparenz.

Die hohe Integration fördert darüber hinaus Akzeptanz und Vertrauen im Management. Die Tools von elKomSolutions ermöglichen zudem technische Weiterentwicklungen wie beispielsweise interaktive Dashboards, die noch stärker auf die Bedürfnisse der Anwender im Unternehmen ausgerichtet sind. Vetter Pharma hat zusätzlich Reporting-Guidelines und Notationskonzept überarbeitet sowie ein interaktives Ebenenkonzept im Dashboarding eingeführt. Mit Erfolg:

„Wir haben hier fast eine Vervierfachung unserer Zugriffszahlen erreicht. Wir konnten nochmal die Akzeptanz im Management mit diesen zentral bereitgestellten Steuerungsinformationen steigern. Die Akzeptanz und das Vertrauen, was durch die Transparenz im gesamten Unternehmen entsteht, ist meiner Meinung nach unbezahlbar“, so Armin Rauch.

Integration als Schlüssel zum Erfolg – Einheitliche Software für Business Intelligence, Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung

Die elKomSolutions GmbH verfolgt seit ihrer Gründung im Jahr 1997 einen integrierten Ansatz. Von Anfang an setzt sie auf die IBM Planning Analytics TM1-Datenbanktechnologie und verbindet mithilfe einer einheitlichen OLAP-basierten Datenbank bislang getrennte Fachbereiche im Unternehmen. Ziel ist es, Kunden aus kleinen und mittelständischen Unternehmen ebenso wie aus Großkonzernen die Arbeit so einfach wie möglich zu gestalten. Kunden dort abzuholen, wo sie aktuell arbeiten, bedeutet zugleich, bei Microsoft Excel anzusetzen. Denn weiterhin nutzen rund 95 Prozent der Unternehmen dieses vielseitige Tool im Controlling, in der Vertriebs- und Produktionsplanung, der Konzernkonsolidierung sowie im Reporting. Allerdings stößt Excel bei Effizienz, Geschwindigkeit, Transparenz und Integration dieser Prozesse an Grenzen.

Vor diesem Hintergrund hat elKomSolutions modulare Software-Komponenten für die Bereiche Business Intelligence (BI), Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung entwickelt – und baut diese kontinuierlich aus. elKomBI, elKomPLAN und elKomKONS sind eigenständige Lösungen für die jeweiligen Teilbereiche. Über die OLAP-Technologie miteinander verbunden, integrieren sie sich nahtlos und ermöglichen allen Fachbereichen direkten Zugriff auf sämtliche Daten. Sie zeichnen sich durch eine äußerst schnelle Datenverarbeitung auch bei sehr großen Volumina, Offenheit gegenüber beliebigen Datenbanken operativer Systeme – unter anderem aus dem ERP- und FiBu-Umfeld –, hohe Flexibilität und Anpassbarkeit ohne externe Unterstützung sowie ein einheitliches Frontend für Controlling, Planung und Konsolidierung aus. Excel kann selbstverständlich weiterhin eingesetzt werden, was den Schulungsaufwand für Abteilungen, die Excel beispielsweise zur Dateneingabe verwenden, gering hält.

Die Lösungen bilden eine ganzheitliche, modulare Softwareplattform für Analyse, Reporting, Planung und Konsolidierung – kurz für eine integrierte Ergebnis- und Finanzsteuerung. Durch die Integration in die operative Welt wird zudem das klassische Performance Management in Herangehensweise, Methodik und Datenbasis einheitlich gestaltet. Anders formuliert: Planung, Forecasting, Konsolidierung und Ist-Reporting greifen nahtlos ineinander und stammen aus einem Guss.

Zur Case Study auf der elKomSolutions-Website

Über elKomSolutions

Als spezialisierter IT-Dienstleister und IBM Gold Business Partner konzentriert sich elKomSolutions auf die Entwicklung, Implementierung und Betreuung von Softwarelösungen für Business Intelligence (BI), Unternehmensplanung und Finanzkonsolidierung auf Basis der multidimensionalen OLAP-Datenbanktechnologie IBM. Das Software-Portfolio umfasst drei Lösungen: elKomBI, elKomPLAN und elKomKONS. Zusätzlich zu seinem Softwareangebot bietet elKomSolutions umfassende Dienstleistungen an, die von der Konzeption und Entwicklung maßgeschneiderter Softwarelösungen mit IBM bis hin zu Anwenderschulungen und Support nach der Implementierung reichen. Die Software-Lösungen sind als Einzelmodule oder als integrierte Gesamtlösung für Business Intelligence, Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung einsetzbar.

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CHALLENGE

Herausforderungen eines komplexen und heterogenen IT-Umfelds

Die Abteilung für Informationssysteme von BNP Paribas Personal Finance hatte das Ziel, die Transformation der Applikationen zu begleiten und gleichzeitig eine präzise und strukturierte Steuerung der Entwicklungsprojekte sicherzustellen.

Diese Initiative musste insbesondere die Herausforderungen eines heterogenen IT-Ökosystems meistern, das unter anderem Finanzmanagement, Kapazitätsplanung, regulatorische Compliance und die Gesamtleistung der IT-Assets umfasste.

Eine der größten Hürden war die Verteilung der Key Performance Indicators (KPIs) auf verschiedene Tools. Jedes dieser Tools funktionierte in seinem spezifischen Bereich zwar gut, war jedoch isoliert – was eine einheitliche, standardisierte Sicht auf die Daten erschwerte. Diese einheitliche Sicht ist jedoch entscheidend für die Optimierung von Prozessen und die fundierte Entscheidungsfindung.

Die IT-Abteilung sah hier die Notwendigkeit einer innovativen Lösung, die Daten zentralisieren, strukturieren und standardisieren kann und dabei die lokalen sowie internationalen Anforderungen der verschiedenen BNP Paribas Personal Finance-Standorte berücksichtigt.

Nach einem umfassenden Auswahlprozess entschied sich BNP Paribas Personal Finance für Jedox. Ausschlaggebend waren insbesondere die Flexibilität der Lösung sowie ihre nahtlose Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Darüber hinaus überzeugte Jedox mit leistungsstarken Reporting-Funktionen: Die Berichte sind klar, leicht verständlich und anpassbar, mit integriertem Berechtigungsmanagement, das die strengen Anforderungen des Finanzsektors erfüllt.

SOLUTION

Optimierte Integration für maximale Performance

Die Integration von Jedox begann im Juli 2023 mit Unterstützung der Experten von Lobellia Conseil. In einem Zeitraum von sechs Monaten wurde der Prozess zunächst intensiv validiert – insbesondere in den Bereichen:

• Sicherheit
• Regulatorische Compliance
• Technische Architektur

Diese erste Phase war entscheidend, um sicherzustellen, dass die integrierte Lösung sowohl die hohen Standards des Bankensektors als auch die geschäftlichen Anforderungen der lokalen und internationalen Teams erfüllt.

Zwei strategische Geschäftsbereiche wurden priorisiert: IT-Performance-Management und IT-Risikomanagement.

Im IT-Performance-Management ermöglichte Jedox die Erstellung multidimensionaler Datenmodelle, die Informationen aus verschiedenen Referenzsystemen miteinander verknüpfen. Dies führte zu einer vereinfachten und effizienteren KPI-Verfolgung – mit dem Ergebnis, dass die Anzahl der KPIs reduziert und ihre Relevanz erhöht wurde. Innerhalb eines Jahres wurden 80 Berichte erstellt, die eine konsolidierte Sicht auf Projekte, Vorfälle und IT-Budgets ermöglichen.

Parallel dazu wurde auch das Risikomanagement durch die Zentralisierung von Steuerungskennzahlen optimiert. Jedox stellt dabei eine vollständige Nachverfolgbarkeit der Daten sicher, mit einer kollaborativen Herangehensweise, bei der alle Beteiligten zur Validierung und Anreicherung der Daten beitragen. Diese Strategie verbessert die Datenqualität, steigert die Verlässlichkeit und optimiert den Ressourceneinsatz für fundierte Entscheidungen.

Um die Effektivität der Berichte weiter zu erhöhen, will BNP Paribas Personal Finance die Jedox-basierten Berichte in allen internationalen Niederlassungen ausrollen.

OUTCOME

Grundlegende digitale Transformation und eine starke Datenkultur

Durch die Einführung von Jedox verfügt BNP Paribas Personal Finance nun über ein zentrales und standardisiertes IT-Management-Daten-Repository, das eine Single Source of Truth (SSOT) schafft.

Diese Zentralisierung gewährleistet einheitliche, durch Data Owners und Data Stewards validierte Analysen, während die Mitarbeitenden mehr Autonomie bei der Analyse und Nutzung von Daten erhalten. Die Daten sind zertifiziert, rückverfolgbar und leicht zugänglich und damit sicher und zuverlässig nutzbar.

Einer der bedeutendsten Erfolge des Projekts ist die Stärkung der Datenkultur innerhalb von BNP Paribas Personal Finance. Teams arbeiten nun in einem kollaborativen Ansatz zusammen, der Datenqualität und Transparenz hoch priorisiert. Jedox hat gezeigt, wie datengetriebene Entscheidungen direkt zur Erreichung von Geschäftszielen beitragen, während regulatorische Anforderungen sicher eingehalten werden.

Die digitale Transformation hat bereits spürbare Auswirkungen: Höhere Effizienz, bessere operative Transparenz und weniger redundante Analysen. Die Mitarbeitenden können Daten nun selbst im Rahmen einer Gesamtstrategie flexibel für ihre spezifischen Anforderungen nutzen.

Mit Blick auf die Zukunft plant BNP Paribas Personal Finance, Jedox weiter auszubauen, um nachhaltige interne IT-Initiativen wie das „Positive IT Program“ voranzubringen. Dieses Projekt ebnet den Weg für eine nachhaltige Transformation, die auf kollaborativer und optimierter Datennutzung basiert – und BNP Paribas Personal Finance für die Herausforderungen eines sich ständig wandelnden Bankensektors wappnet.

Jedox Success Story Daten-Transformation von BNP Paribas als PDF herunterladen

Über Jedox

Jedox ist die weltweit anpassungsfähigste Plattform für Unternehmensplanung und Performance Management und ermöglicht es, Geschäftspläne zu erstellen, mit denen Unternehmen ihre bisherigen Ergebnisse und Erwartungen übertreffen. Mehr als 2.900 Unternehmen in 140 Ländern vertrauen auf Jedox, um beliebige Szenarien zu modellieren, Daten aus unterschiedlichsten Quellen zu integrieren und Planung unternehmensweit sowie systemübergreifend zu vereinfachen.

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Über Fortuna Düsseldorf

Professionelle Fußballvereine haben sich zu komplexen Wirtschaftsunternehmen entwickelt. Sie müssen wirtschaftlich professionell geführt werden, eine Balance zwischen vielfältigen Einnahmequellen und effizientem Mitteleinsatz finden und gleichzeitig agil auf Umfeldveränderungen reagieren sowie die Bindung zur lokalen Gemeinschaft stärken. Wie das erfolgreich gelingt, zeigt Fortuna Düsseldorf mit ihrem bis dato in der Fußballvermarktung einzigartigem

Projekt „Fortuna für alle“: Das ambitionierte Konzept zielt darauf ab, den Fußballclub langfristig in der Rheinstadt zu verankern und die Düsseldorfer hinter dem Verein zu vereinen. Das Herzstück dieser Initiative sind kostenfreie Heimspiele für alle Fans, bei denen die Tickets über ein

Losverfahren vergeben werden. Maßgeblich unterstützt wird diese wirtschaftliche Professionalisierung auch durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien.

Herausforderung Finanzplanung im Profifußball

Fortuna wollte auch in der Finanzplanung von fortschrittlichen digitalen Lösungen profitieren, um eine typische Herausforderung der Unternehmenssteuerung zu lösen: Während die organisatorische Struktur mit klar definierten Kostenstellenverantwortlichen existierte, fehlte eine entsprechende Abbildung dieser Struktur in den IT-Systemen. Die kollaborative Planung wurde daher hauptsächlich über Excel-Dateien abgewickelt. Die Kostenstellenverantwortlichen erstellten ihre eigenen Excel-Dateien und schickten diese an das Controlling zurück. Das Controlling stand dann vor der Herausforderung, die verschiedenen Einzelplanungen zu einer Gesamtplanung zusammenzuführen. Besonders das Berechtigungsmanagement erwies sich in diesem Excel-basierten System als schwierig, da es keine zentrale Kontrolle über Datenzugriffe gab. Die Folgen waren ein erheblicher manueller Aufwand, eine hohe Fehleranfälligkeit aufgrund verschiedener Dateiversionen und mangelnde Transparenz im gesamten Planungsprozess.

Profifußballvereine wie Fortuna Düsseldorf stellt die Finanzplanung zudem vor besondere Herausforderungen, da sie mit einer Vielzahl schwer kalkulierbarer Faktoren umgehen müssen. Die Einnahmen sind direkt an den sportlichen Erfolg gekoppelt: Tabellenplatz und internationale

Teilnahmen bestimmen TV-Gelder und Prämien, während Ligen Zugehörigkeit und Spielpaarungen die Zuschauereinnahmen beeinflussen. Hohe Fixkosten, besonders durch langfristige Spielerverträge und Infrastrukturaufwendungen für Stadion und Trainingsgelände, bieten wenig Spielraum für schnelle Anpassungen. Zudem erschweren schwankende Transfererlöse aufgrund volatiler Spielermarktwerte die Planung. Unvorhersehbare Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie, sowie konjunkturabhängige Einnahmen aus Sponsoring und Ticketing sorgen zusätzlich für Unsicherheiten. Der Verein suchte eine moderne, integrierte Planungslösung, die die organisatorische Struktur des Vereins digital abbildet und gleichzeitig die komplexen und schwankenden Finanzströme eines Profifußballvereins effizient und transparent verwaltet. Zudem sollte die Lösung eine abteilungsübergreifende kollaborative Planung ermöglichen. „Uns war zudem wichtig, dass externe Vorgaben, wie etwa das DFL Lizensierungsschema in der Planungsstruktur abgebildet werden können“, ergänzt Jens Terliesner, Leiter Digitale Entwicklung bei Fortuna Düsseldorf.

Qlik Sense und Data+ als Treiber moderner Finanzsteuerung

Die Grundlage für eine präzise und effiziente Finanzplanung bilden Daten. Libero im Kader von Fortuna in Sachen Data Analytics ist bereits seit einigen Jahren Technologie von Qlik. Im Einsatz sind eine Merchandise-App, eine Ticketing-App für den Kartenverkauf und ein Vorstandscockpit für das Management. Ausgewertet werden CRM-, ERP und WWS-Daten sowie Daten aus den lokalen Fanshops. An Qlik Sense angebunden ist zudem eine Lösung für die Verwaltung der Sponsoren sowie eine Online- Shop-Lösung. „Alle Abteilungen greifen auf dieselbe Datenbasis zu und können detaillierte Auswertungen vornehmen, und zwar bis auf Detailebene. Wir werten unter anderem Merchandising-Verkäufe bis auf die Ebene der Spielertrikot-Beflockung aus. Ein weiters Beispiel sind Mitgliederinformationen wie Alter, Einzugsgebiet und Anzahl der Stadionbesuche“, sagt Jens Terliesner.

Entwickelt wurden die verschiedenen spezialisierten Anwendungen von Leitart, einem erfahrenen Qlik Elite Partner mit Sitz in Berlin, der sich auf datenbasierte Unternehmenssteuerung spezialisiert hat und bereits mehreren Bundesligavereinen zu mehr Agilität durch Qlik basierte Analyselösungen verholfen hat. Auch Fortuna holte sich daher das Leitart Team auf die Trainerbank, um die Herausforderung der Finanzplanung zu meistern.

„Für uns war klar, dass wir die Finanzplanung mit Qlik umsetzen wollen“, erläutert Jens Terliesner. “Die Datenintegration als Basis für die Planung ist dort bereits gelöst. Und auch ein Berechtigungskonzept für den Zugriff der Kostenstellenverantwortlichen ist in Qlik einfach abbildbar. Was uns noch fehlte, war die Möglichkeit, Daten einzugeben bzw. zurückzuschreiben.“

Hier kam die Entwicklerkompetenz von Leitart in Spiel: Der Qlik Experte bietet mit der Data+ Suite eine Qlik Extension Suite, die elf integrierte Objekte für die direkte Dateneingabe und Workflow-Optimierung in Qlik Sense bereitstellt. Data+ integriert sich nahtlos in die Qlik Umgebung, sodass die Erweiterungen optisch kaum von nativen Qlik Objekten zu unterscheiden sind. Dies sorgt für eine einheitliche Benutzeroberfläche und vereinfacht die Bedienung. Die Suite eignet sich für vielfältige Anwendungen wie Finanzplanung, Genehmigungsprozesse sowie Shopfloor-Management.

Angelehnt an die bisherige Excel-Struktur entwickelte Fortuna gemeinsam mit Leitart einen digitalen Planungsprozess. Die Datenbereitstellung erfolgt über Qlik als Single Point of Truth. Ein in Qlik integriertes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder Kostenstellenverantwortliche nur auf die für ihn relevanten Daten zugreifen kann. Nach zwei Wochen konnte die Extension in den Produktivbetrieb gehen.

Digitaler Workflow

„Die Möglichkeit, unsere vertraute Qlik Analytics-Oberfläche mit Data+ so einfach zu erweitern, dass wir den gesamten Planungsprozess direkt in Qlik abbilden können, war für uns ideal: Eine vertraute Oberfläche und die gleiche Datenbasis – aber noch mehr Funktionalität.“ sagt Jens Terliesner. “Wir können jetzt kollaborativ auf einer App arbeiten – in Echtzeit”, so Jens Terliesner weiter. “Mit Data+ merken wir gar nicht, dass wir auf einer Extension unterwegs sind.”

Kostenstellenverantwortliche müssen keine Exceltabellen mehr aufbereiten. Das Controlling muss sich nicht mehr mit der Datenkonsolidierung beschäftigen, sondern kann sich der eigentlichen Kernfunktion widmen: Der wirtschaftlichen Steuerung des Vereins.

Während Fortuna früher jährlich plante, wird jetzt auf Quartalsbasis gearbeitet. Auch Best-Case- und Worst-Case-Szenarien lassen sich durch die integrierte Planung unkompliziert durchspielen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Detailplanungen für bestimmte Objekte direkt in einem Pop-up- Fenster eingegeben und angezeigt werden können – ohne Wechsel zu einem anderen Arbeitsblatt.

Ein Pluspunkt ist zudem die technische Flexibilität, erläutert Jens Terliesner: “Wir haben beispielsweise eine neue Online-Shop Lösung implementiert und auf eine neue CRM-Lösung migriert. Damit wir die Qlik Anwendungen weiter nutzen können, müssen im Hintergrund quasi nur ein paar Kabel umgesteckt werden, um die neue Datenquelle anzubinden. Das übernimmt Leitart für uns – wie auch die gesamte Pflege, Wartung und Weiterentwicklung unserer Qlik Applikationslandschaft. Ein Anruf oder eine Mail genügen und unsere beiden dedizierten Ansprechpartner kümmern sich. Und wir können uns in Ruhe um das Thema kümmern, von dem wir am meisten verstehen: Profifußball!“

Die (digitale) Zukunft

„Die Finanzplanung auf Basis von Qlik und Data+ hat unsere Planungsabläufe fundamental beschleunigt und vereinfacht“, so Jens Terliesner abschließend. „Und auch in Zukunft werden wir auf Basis von Qlik Technologie und Leitart-Knowhow unsere Digitalisierung weiter vorantreiben. Als nächstes werden wir die TEAMS Integration von Data+ nutzen. Sie ermöglicht es uns nicht nur, Nachrichten zu senden, sondern live Anfragen aus der Extension zu stellen. Freigabeworkflows und Budgetanfragen lassen sich direkt im TEAMS-Chat bearbeiten und werden automatisch in die bestehende Struktur des digitalen Planungsprozesses integriert. Auf dem Spielplan stehen zudem die Einführung von rollierendem Forecasting und rollierender Budgetierung sowie die Implementierung eines ESG-Reportings.

Über Qlik

Qlik verwandelt komplexe Datenlandschaften in umsetzbare Erkenntnisse, um strategische Geschäftsergebnisse zu erzielen. Unser Portfolio für mehr als 40.000 Kunden weltweit nutzt fortschrittliche, unternehmenstaugliche KI-/ML-Technologie und durchgängig hohe Datenqualität. Wir zeichnen uns durch Datenintegration und -governance aus und bieten umfassende Lösungen, die mit verschiedenen Datenquellen arbeiten. Intuitive Echtzeit-Analysen von Qlik decken verborgene Muster auf und versetzen Teams in die Lage, komplexe Herausforderungen zu meistern und neue Chancen zu nutzen. Unsere praxisnahen und skalierbaren KI-/ML-Tools führen zu besseren und schnelleren Entscheidungen. Unsere plattformunabhängige Technologie und unser Know-how machen unsere Kunden wettbewerbsfähiger.

Leitart / Use Case Fortuna Düsseldorf als PDF herunterladen

Über Leitart
Leitart ist ein führendes Unternehmen für datenbasierte Unternehmenssteuerung, das unter dem Leitspruch „Daten in Aktion“ agiert. Gegründet im produzierenden Mittelstand, entwickelte sich Leitart von einem internen Digitalisierungsprojekt zu einem der führenden deutschen Qlik-Partner. Seit über 10 Jahren unterstützt Leitart Unternehmen dabei, ihre Effektivität durch digitale Lösungen und datengetriebene Steuerung zu steigern. Seit 2024 setzt Leitart auf Nachhaltigkeit mit einer eigenen Solaranlage am Unternehmensstandort in Berlin Adlershof, deren Leistung über eine selbst entwickelte Qlik-App visualisiert wird – ein klares Zeichen für das Engagement in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG).

Mit über 300 Projekten und 500 entwickelten Qlik-Applikationen bringen wir tiefes Know-how in den Bereichen Finanzplanung, Controlling, Supply Chain und Vertriebssteuerung mit. Unsere Data+ Suite erweitert Qlik Sense um leistungsstarke Funktionen wie Dateneingabe, Prozessautomatisierung und Zusammenarbeit – direkt in der App. Ob mit Data+ Table, Forms, Gantt oder Process Chain: Wir machen aus Analyse echte Handlung. Neben maßgeschneiderten Lösungen fördern wir Innovation und Vernetzung durch Events wie die Data+ Days und Partnerformate.

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Unternehmensprofil

500 Mark Startkapital und eine einfache Schreibmaschine: Mehr brauchte es nicht für die beiden Gründer Carl-Wilhelm Edding und Volker Detlef Ledermann, um im Jahr 1960 den Grundstein für die heutige edding AG zu legen. Das damals einzige Produkt – und direkt ein Nummer-eins-Hit – war der „edding No. 1“.

Der Erfolg der edding AG hält seitdem an, und das Unternehmen wächst kontinuierlich. Heute ist die edding AG ein weltweit agierendes und börsennotiertes Unternehmen mit über 700 Mitarbeitenden und einem Konzernumsatz von rund 160 Mio. Euro pro Jahr. Die Produktpalette umfasst mittlerweile unzählige Artikel. Der meistverkaufte Permanentmarker bleibt jedoch der allseits bekannte „edding 3000“.

Ausgangslage

Das Sales-Reporting von edding basierte zuvor auf SAP BW. Die hieraus stammenden Daten wurden monatlich händisch mittels Excel-Add-in für die Reports verarbeitet. Aus technischen Gründen war dies allerdings ausschließlich für eine Teilmenge der Unternehmensdaten möglich (nur SAP CO-PA). Daten aus anderen Quellen konnten nicht verarbeitet werden.

Die Finanzdaten hingegen wurden in LucaNet verarbeitet und bildeten die monatliche BWA ab.

Spätestens die Corona-Pandemie zeigte, dass Märkte sich überraschend schnell wandeln können. Zukunftsfähige Unternehmen müssen in der Lage sein, solche Veränderungen frühzeitig zu erkennen und proaktiv handeln zu können. Dies erkannte auch die edding AG. Ganz nach dem Leitspruch „change before you have to“ entwickelte edding eine unternehmensweite Strategie, um die organisatorischen Strukturen den Herausforderungen der heutigen Wirtschaft anzupassen.

Die größte Veränderung dabei: Aus den drei Geschäftsfeldern „Schreiben und Markieren“, „Visuelle Kommunikation“ und „Technological Solutions“ wurde ein Querschnitt gezogen, und es entstanden sechs einzelne Business Units (BU).

Mit diesem Wandel wurde deutlich, dass nach den Organisationsstrukturen auch die Business-Intelligence-Lösung und die entsprechende Auswertungslogik überdacht werden mussten. Denn mit dem aktuellen Reporting – sowohl in SAP als auch in LucaNet – konnte lediglich der Umsatz auf BU-Ebene ausgewertet und geplant werden. Alle weiteren Kennzahlen konnten nicht aus „BU-Sicht“ bewertet werden.

Zielsetzung

Mit der unternehmensweiten Umstrukturierung sollte auch die Frage nach der geeigneten BI-Strategie noch einmal neu gestellt werden. Gemeinsam mit linkFISH konzipierte die edding AG daraufhin eine einzigartige, zukunftsfähige und zu ihren neuen Bedürfnissen passende BI-Lösung entlang der sechs BI-Strategie-Puzzlestücke für eine erfolgreiche BI-Strategie:

• Steuerungs- und Planungsprozesse
• Berichts- und Planungsprodukte
• BI-Architektur
• Softwareauswahl
• Rollen und Prozesse sowie
• Data Governance

Die Wahl fiel dabei auf eine Reporting-Lösung mit Microsoft Power BI in Kombination mit einer Planung mittels Jedox. Gespeist werden sollten diese BI-Tools durch ein flexibles DWH/Data Lake in Snowflake.

Zusätzlich war wichtig, dass die zukünftige BI-Lösung perspektivisch einfach und gesellschafts- sowie länderübergreifend abrufbar ist, um händisch erstellte Reports, die monatlich per PDF versendet werden, abzulösen.

Inhaltlich war das Ziel, dass sowohl dem Finanzvorstand als auch den BU-Leiter:innen umfangreiche datenbasierte Steuerungsmöglichkeiten mittels transparenter KPIs zur Verfügung stehen sollten.

Kundenlösung

Die finale BI-Lösung ist umfangreich und richtungsweisend, was auch am Namen erkennbar ist: COMPASS – Controlling, Monitoring, Planning, Analysing and Steering Solution.

Für den Aufbau des Datenmodells war eine neue Definition der abzubildenden Geschäftslogiken und Kostenverteilungen nötig. Während dieses Erarbeitungsprozesses galt es, komplexe Fragestellungen zu lösen, wie z. B.:

• Welche Logiken bilden die Zuordnung der Daten zu den BUs ab?
• Wie sieht die Überleitung des externen und internen Reportings aus?

Auf Basis der erarbeiteten neuen Kostenverteilungen ist es nun jeder BU-Leitung möglich, diverse Finanzkennzahlen bis auf BU-EBIT-Ebene (Ebene aller direkt zurechenbaren Kosten) einzusehen und zu analysieren. Von dieser tiefgreifenden Datentransparenz profitieren ebenfalls das Controlling, der gesamte Vorstand sowie der Aufsichtsrat.

Das Sales Reporting in Power BI umfasst aktuelle Ist-Zahlen sowie Produkt-, Kunden- und Länderanalysen. Ebenfalls in Power BI integriert ist das CM-Reporting, das Ist- und Plan-Zahlen sowie entsprechende Abweichungsanalysen bietet.

Alle Reports ermöglichen es, eine einzelne BU-Sicht und/oder Legal-Entity-Sicht auszuwählen.

Die nächste geplante Ausbaustufe der COMPASS-Umgebung ist die Implementierung einer unternehmensweiten Planungslösung mittels Jedox.

Kundennutzen

Mit Hilfe einer verursachungsgerechten Umsatz- und Kostenallokation verbessert die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung die Steuerung der BU- und Legal-Entity-Ergebnisse. Die DB-Rechnung beinhaltet darüber hinaus eine Überleitung zum konsolidierten Konzernergebnis.

Durch die ausschließlich webbasierte Anwendung sind alle Berichte jederzeit und von überall abrufbar. Ein sich etablierender „Single Point of Truth“ schafft Datentransparenz und Entscheidungssicherheit.

Mittels umfangreicher Self-Service-Funktionalitäten der einzelnen BI-Tools sind die Anwendenden selbst in der Lage, Planungen durchzuführen und Antworten auf dringende Analysefragestellungen zu finden.

Bereits 140 User nutzen die Module regelmäßig.

Organisatorische Themen, die intern über längere Zeit nicht entschieden wurden, konnten im Rahmen der ganzheitlichen Umstrukturierung der unternehmensweiten BI geklärt und umgesetzt werden. Auch dies hat maßgeblich zur Verbesserung der Datenqualität beigetragen.

Entscheider:innen sind künftig in der Lage, fundierte datengetriebene Einschätzungen zu treffen und können dadurch früher, besser und schneller entscheiden und steuern. Ein proaktives Handeln im Markt wird so auch langfristig möglich.

Linkfish Consulting / Fallstudie Edding AG als PDF herunterladen

Über Linkfish

Linkfish ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen mit Standorten in Hamburg und Hannover. Gemeinsam mit unseren Kunden aus der Privatwirtschaft und dem Öffentlichen Dienst entwickeln wir gemeinsam Datenplattformen für Analyse, KI, Planung und Steuerung – unkompliziert und messbar erfolgreich.

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Alles in einem schlanken System, Datenvertrauen und das Denken in Szenarien spielen für die projektgetriebene LIST GC eine besonders große Rolle. Die mit smartPM.solutions umgesetzte integrierte Planung erspart dem Unternehmen mindestens 2,5 FTE – das Team widmet seine Zeit seitdem der Erarbeitung von Maßnahmen und Empfehlungen, anstatt der Datenvorbereitung in Excel.

Über List GC

List General Contractor ist ein österreichisches Familienunternehmen, das sich auf individuelles, luxuriöses Interieur zu Wasser und zu Land spezialisiert hat. Seit mehr als 70 Jahren vereint List GC modernstes Projektmanagement und überlegene Handwerkskunst und stattet exklusive Motor- und Segelyachten sowie private Apartments und Residenzen aus.

AUSGANGSLAGE 

Die Datenwelt von List GC war hochdominiert von Excel – vom ProjektMonitoring über die Budgetierung bis hin zu Terminplänen. Das Unternehmen wuchs stetig, und das in VBA programmierte Projektsteuerungstool stieß z. B. bei Kalkulationen mit 800-900 Zeilen bald an seine Grenzen.

Weder Verlässlichkeit noch Flexibilität waren mehr gegeben. Formeln konnten nicht mehr nachvollzogen werden – und daraus resultierte eine fehlende Datenakzeptanz. Zudem waren die Mitarbeiter durch die enorme Workload an Belastungsgrenzen gestoßen. Dabei sollten sie ja, anstatt Formeln zu kontrollieren, ihren Fokus auf Maßnahmen, Handlungsfelder und Empfehlungen legen.

PROJEKTZIELE

• Gesamtheitlich integrierte, vereinfachte Projektkette von der (Angebots/Projekt-) Kalkulation über das Projektmanagement bis zur integrierten Finanzplanung.
• Schlankes System mit der nur einmaliger Wartung von Stammdaten und Darstellung der Überjährigkeit von Projekten.
• Zugriff auf einen Single-Point-of-Truth durch alle Mitarbeiter von überall, ohne Ortsgebundenheit, mit Echtzeitdaten.
• Einfache und transparente Szenarienplanung, die Aktualität, Reliabilität und damit die Akzeptanz der Daten erhöhen.
• Schnelle Entscheidungen ermöglichen, Excel ablösen – keine manuellen Datenimporte, -exporte und -transfers mehr.

PROJEKTUMSETZUNG

• Integrierte Finanzplanung, Projekt-Portfolio-Controlling, Projektkalkulation – alle Streams miteinander verbunden.
• Entscheidung, dass ein integriertes Controllingsystem angeschafft wird.
• Vorauswahl von 15 Anbietern, Reduktion auf 8, schließlich auf 5 durch usecases und Bewertungsmatrix.
• Entscheidung für den Anbieter smartPM.solutions.
• Start Implementierung – Automatisierung der Anbindung aller Quellsysteme (proAlpha, Sage), gleichzeitige Implementierung der 3 Streams Projektkalkulation, Multiprojektcontrolling und Integrierte Finanzplanung. Schon während der Implementierung wird das System intern aktiv genutzt. Es wurden eine kundenindividuelle Lösung für die Projektkalkulation und umfassende Rollen-/Zugriffskonzepte umgesetzt.
• Alle drei Teilbereiche sind nach 5 Monaten fertig implementiert und die List Mitarbeiter arbeiten selbständig im System.

„Wir haben eine sehr starke Detaillierung in den Teilbereichen, d.h. Projektkalkulation, Projektmanagement und integrierte Finanzplanung. Wir wollten aber auch das System schlank halten und die einmalige Wartung von Stammdaten ermöglichen. Es gab da einen sehr großen Spagat, der uns in Abstimmung mit smartPM wirklich sehr gut gelungen ist. Wir haben sehr viele Details in den einzelnen Bereichen, aber auch die aggregierte Form im System bzw. dann auch in der Finanzplanung. Eine Spezialität, vor der wir uns gefürchtet haben, die aber super gelöst wurde, ist die Berechnung unserer halbfertigen bzw. fertigen Erzeugnisse zum Jahresende – mit überjähriger Projektdauer.“
Arbi Araks – Prokurist Controlling & Finance, LIST GC

FAZIT & LEARNINGS

• Gesteigerte Effizienz im Projekt Performance Management Verringerung / Eliminierung von Planungsfehlern
• Mitarbeiter halten ihre Daten aktuell, das ermöglicht dem Management sicheres Entscheiden
• Das Denken im Unternehmen hat sich sehr positiv in Richtung Szenarien verändert

„Wir können mittlerweile im Haus schnelle und belastbare Szenarien erstellen. Die Mitarbeiter denken ebenso in Varianten. Die Daten sind schnell und zeitgleich von überall verfügbar. Das führt zu einer sehr hohen Akzeptanz und Glaubwürdigkeit.“
Arbi Araks – Prokurist Controlling & Finance, LIST GC

smartpm.solutions Fallstudie Drei in Eins als PDF herunterladen

Über smartpm.solutions

smartpm.solutions ist spezialisiert auf moderne Controlling- und Performance-Management-Lösungen für Planung, Analyse, Forecast und Reporting. Das Unternehmen verbindet tiefes betriebswirtschaftliches Controlling-Know-how mit technologischer Expertise in BI-, Planungs- und KI-Systemen.

Mit der smartpm Planning App (PLAPP) für Echtzeit-Planung direkt in Power BI und dem KI-Assistenten Smartofant gehört smartpm.solutions zu den innovativsten Anbietern, die integrierte Planung, Analyse und produktive KI im Controlling in einer durchgängigen, schnellen und benutzerfreundlichen Lösung verbinden.

Besonders hervorzuheben sind bei diesem Unternehmen die langjährige Projekterfahrung in Digitalisierungsprojekten im Controlling und die sehr hohe Kundenzufriedenheit in Projekten. CFOs und Controller schätzen außerdem die ehrliche und praxisnahe Beratung durch smartpm.solutions – vor, während und nach dem Projekt.

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Gruß aus der Küche: Mit einem Mix aus treiberbasiertem Ansatz und neuer Methode steigert das Controlling von BLANCO nicht nur Effizienz und Genauigkeit der Planung. Die erhöhte Transparenz sorgt für ein Plus an Akzeptanz und übertroffene Ziele.

Über BLANCO

Vor mehr als 95 Jahren gegründet, ist BLANCO heute eine international etablierte Premium-Marke für den Küchen-Wasserplatz. Das Unternehmen ist mit Tochtergesellschaften in Europa, Nordamerika und APAC sowie Handelspartnern in rund 100 Ländern präsent und bietet ein perfekt auf die Bedürfnisse der Konsumentinnen und Konsumenten zugeschnittenes Portfolio. Der Unternehmenssitz und wichtige Produktionsstandorte befinden sich im Südwesten Deutschlands.

Herausforderung: Steuerung eines neuen Geschäftsmodells

Mitten in der Pandemie war BLANCO im Wandel – vom Hersteller hin zum Systemanbieter. Die Frage fürs Controlling: Wie soll das neue Geschäftsmodell mit viel mehr Treibern und Interdependenzen gesteuert werden?
So kam auch die Controlling-Struktur auf den Prüfstand. Denn die Datenstruktur war zu komplex geworden. Ein paar Beispiele:

• Materialkosten sind zentrale Treiber, mit etlichen Komponenten.
• Das Business kann (und muss) nach Regionen, Produkten/Produktgruppen, Prestigeklasse und Vertriebskanälen gegliedert werden.
• Dazu die VUCA-Zeiten mit schwankenden Frachtkosten/-zeiten, Währungskursen und Material-Lieferketten.
• Weitere Challenge: Nachhaltigkeit zentral in der Unternehmenssteuerung aufhängen.Es kamen so zahlreiche Dimensionen zusammen, die einen mehrdimensionalen Datenwürfel ergeben. Zu viel für die „alte Excel-Welt“. Plus: Die IT sollte möglichst wenig Stress mit Implementierungs- und Compliance-Themen haben. Die neue Planungslösung musste sich also im Self-Service implementieren und nutzen lassen.

Lösung: Fein gewürfelte Daten und treiberbasierte Planung

Mit Valsight schaffte BLANCO den Wandel zur agilen, schlagfertigen Controlling-Organisation. Die Valsight- Partner CTcon Management Consultants unterstützten beim Re-Design der Planungsprozesse und der Implementierung von neuen Methoden. Um die benötigte Flexibilität inkl. Data-Handling zu ermöglichen, wurde die Mehrjahresplanung aus der Excel-Welt in den treiberbasierten Ansatz überführt. So wurde eine deutlich erhöhte Flexibilität für die Modellrechnungen erzielt. Statt wie zuvor mehrere Stunden oder Tage mit dem Berechnen von Szenarien zu verbringen, kann dies nun „Live im Meeting, auf Knopfdruck“ geschehen.

In den Worten von Matthias von Daacke, Vice President und Head of Global Controlling bei BLANCO:
„Valsight gibt uns verschiedene Perspektiven auf unseren Datenwürfel und erlaubt uns in der Planungsphase, einzelne Maßnahmen während eines Live-Meetings einzeln ein und auszuschalten und die Effekte auch für die Mehrjahresplanung in Sekundenschnelle auf Knopfdruck zu sehen und zu bewerten.“

Dank des Proof-of-Concept-Ansatzes konnte der Use Case zunächst getestet und dann ausgerollt werden. Auch die Planungsmethode an sich hat sich geändert: Wo zuvor eine hochkomplexe Planung stand, wird nun in Clustern geplant. Das reduziert den Detailgrad und macht die Planung schlank und agil – und trotzdem präzise genug.

Der vielleicht interessanteste Erfolg: Die durch das Zusammenspiel von Methode und Werkzeug erhöhte Transparenz sorgt für ein gemeinsames Verständnis des Treibermodells und damit eine nie dagewesene Akzeptanz. Anstatt, wie oft üblich, stillschweigend „Bereichspuffer“ in die Planung einzubringen, wurden von allen Seiten realistische Ziele auf einem ambitionierten Niveau eingebracht. Und am Ende sogar übertroffen.

Valsight Case Study Steuerung eines neuen Geschäftsmodells als PDF herunterladen

Über Valsight

Valsight ist eine Simulationsplattform für Finance- und Strategy-Teams, die in einem Umfeld hoher Unsicherheit schneller und besser entscheiden müssen. Statt statischer Budgetrunden ermöglicht Valsight eine kontinuierliche, treiberbasierte Unternehmenssteuerung: Annahmen live anpassen, Szenarien in Sekunden durchspielen und Auswirkungen transparent bis auf Ergebnis-, Cash- und Bilanzebene nachvollziehen. So werden Planung, Forecasting und Performance Management zum gemeinsamen Entscheidungsprozess: nachvollziehbar, auditierbar und integrierbar in bestehende Systemlandschaften.

Valsight-Kunden sind anspruchsvolle Organisationen, u. a. aus dem DAX-Umfeld (z. B. Commerzbank, Siemens Healthineers, Volkswagen) sowie weitere internationale Konzerne und Hidden Champions.

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Summary

Delica AG, a key player within the Migros Group, has fundamentally transformed its reporting processes through the consistent application of IBCS principles and the use of Zebra BI for Power BI.

Under the leadership of Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, internal reporting not only became more efficient, but also set a new standard for professional reporting within Migros Industry.

With clearly structured, consistent dashboards and significantly simplified data interpretation, reporting at Delica is now faster, more meaningful, and fully aligned with IBCS best practices.

Oliver Schaerer’s team developed scalable, decision-oriented dashboards that turn data complexity into clarity — saving time, increasing acceptance, and enabling better, faster decisions.

About the Company

Delica AG is part of Migros Industry, one of Switzerland’s largest food manufacturers and a central division of the Migros Group, the country’s largest retail organization.

With a broad portfolio – from chocolate and coffee to ice cream – Delica plays a key role in product innovation and supply chain excellence within the group.

With over 2,000 employees and an annual net revenue of more than 1 billion CHF, Delica supplies both Migros-owned retailers and external partners in Switzerland and abroad.

As an innovation leader within Migros Industry, Delica regularly pilots new technologies and processes that are subsequently adopted across the group.

Thanks to the centralized matrix structure of Migros Industry, best practices can be scaled quickly – making Delica’s introduction of Zebra BI a blueprint for broader implementation across the entire network.

The Challenge – No Immediate Insights

Before using Zebra BI, reporting at Delica was time-consuming, fragmented, and visually inconsistent.

Although a Migros Industry template already existed, it did not comply with IBCS standards. The reports used the company colors red, green, and orange – which matched the corporate design, but did not offer a clear, analytical color and meaning system. As a result, comprehensibility, comparability, and a shared visual standard were lacking.

„ We used reports that didn’t follow any color logic. By using consistent color and visualization concepts and an IBCS notation manual, we were able to make significant progress.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

Reports were often created in isolation, using different tools and inconsistent visualization styles. Although Power BI was already available, many reports remained static, overloaded, and difficult to interpret.

„ In the past, Power BI reports were often just tables – no color markings, no clear variances, no action orientation. People stared at numbers but couldn’t see the story behind them.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

As the person responsible for Power BI, Oliver Schaerer leads a Business Intelligence team of two FTEs (including himself) and three dashboard creators within the organization. In addition to developing reports, he is also responsible for training departments in finance, maintenance, sales/marketing, and supply chain.

The main problems included::

• Lack of visual consistency across reports and departments
• High manual formatting effort and non-standardized KPIs
• Slow adoption of Power BI due to confusing visualizations and a steep learning curve
• Low trust in data due to inconsistent models and visual logic
• High management expectations for “one-click reporting” without understanding the underlying data processes

„I was data engineer, Power BI developer, dashboard creator, and trainer in one person. We simply didn’t have the capacity to build everything from scratch or explain every report in detail.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

These challenges created the need for:

• A consistent visual reporting standard (IBCS) without manual adjustments
• A standardized reporting framework that unites teams and improves data understanding
• A scalable reporting solution usable across departments – and even across companies within Migros Industry

The Solution – Zebra BI Visuals with Integrated IBCS

To make reporting more efficient, understandable, and standardized, Delica AG introduced Zebra BI for Power BI and committed fully to the IBCS framework (International Business Communication Standards).

Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, took the lead in driving the reporting transformation internally and became a certified IBCS consultant. Together with his team, he established the methodological and visual foundations on which other departments can now build.

Several factors played a central role in the decision to use Zebra BI: integrated IBCS-compliant visuals, out-of-the-box features like chart sliders, dropdowns, and dynamic comments, as well as the ease of scalability across teams.

„Zebra BI makes it easier to focus on what really matters. It eliminates formatting effort and standardizes everything automatically.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

Key advantages of using Zebra BI for Power BI:

✅ IBCS-compliant visual storytelling
The introduction of IBCS standards was a strategic company-level decision. The goal was to ensure that all users could intuitively understand reports and follow a clear visual standard.

With Zebra BI, IBCS-compliant visuals are available immediately – without manual creation of variance charts, color rules, or notation elements.

„Zebra BI allows us to provide IBCS-compliant dashboards by default. It’s built-in – we don’t waste time on formatting, variance calculations, or defending design choices.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

✅ Faster report creation with semantic clarity

Using Zebra BI Charts, Tables, and Cards, the team created interactive, intuitive, and self-explanatory reports – even for non-finance users.

✅ Visuals that promote understanding and engagement
Again, by using Zebra BI Charts, Tables, and Cards, Delica produced interactive, intuitive reports that are self-explanatory – especially for non-financial users.

„The transformation wasn’t just technical, it was educational as well. People learned how to read visuals correctly. They now understand what a variance means.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

✅ Integrated features with real business value
Zebra BI supports advanced data storytelling through integrated features such as:

• Chart sliders for switching between chart types (e.g., column and waterfall charts)
• Dynamic comments for direct explanations within visuals
• Drilldowns and hierarchical navigation for multi-level analysis

Examples of key reports:

• Maintenance Cockpit – Used weekly in shopfloor meetings to analyze production issues and maintenance costs using clearly defined KPIs and visual breakdowns
• Spare Part Report (Ersatzteilbericht) – Provides transparency on spare parts costs, availability, and trends
• Sales Flash: Delivers a compact weekly and monthly overview of key metrics; additional pages allow for deeper analysis

The Golden Semantic Model – Operational Control & Strategic Lifecycle Planning

At the heart of Delica’s reporting transformation lies a clean, scalable Golden Semantic Model (GSM). This model was designed once and now serves as the central data foundation for multiple reports – including the Maintenance Cockpit and the Spare Parts Report.
Both dashboards are connected to the GSM via DirectQuery, accessing centrally maintained and validated data.

Advantages:

• ✅ One model, multiple reports: The GSM supplies various dashboards (e.g., Maintenance & Spare Parts) from a single source.
• ✅ Consistent KPIs, logic, and dimensions: Uniform definitions ensure comparability and trust in the numbers.
• ✅ Simplified data governance: Less redundancy, more control.
• ✅ Real-time data via live updates: No need for full refresh cycles.
• ✅ Scalability: Shorter development time when rolling out to other companies within Migros Industry

„The Golden Semantic Model is the foundation for everything. We develop centrally, and the reports just connect to it. That saves time, reduces errors, and ensures a unified logic across all dashboards.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

Multilingual Reporting – Powered by USERCULTURE() & Tabular Editor

To support company-wide usage – especially at the Italian-speaking sites in Ticino – Delica developed a fully multilingual semantic model. It supports German, English, and Italian, ensuring that all users see the same content in their preferred language.

⚙️ Technical implementation:

• All field names, metrics, formats, and dynamic texts were maintained using multilingual functionalities in Tabular Editor.
• Reports use the USERCULTURE() function in Power BI to automatically adjust the language based on the user’s profile in the Power BI service.
• No separate translation tables or duplicated reports – just one model, dynamically localized.

„We manage just one version – the GSM. The language is controlled by the Power BI user’s profile setting – no toggles, no manual effort.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

✅ Business & Operational Benefits:

• 🧩 One central report, language-adaptive by design
• ⏱ No manual translation effort – everything is built into the model
• 🚀 Improved user experience across all locations and roles
• 🔄 Easy scalability for additional languages in the future
• 📚 No extra training required, as the language adjusts automatically

This approach highlights Delica’s commitment to IBCS-standardized, user-centered reporting and creates a harmonized data foundation for unified decision-making across the Migros Industry network.
At the same time, the GSM provides the basis for future expansions – a foundation other teams can build on.

Maintenance Cockpit – Weekly Operational Impact

The maintenance reporting developed with Zebra BI is now used in weekly shopfloor meetings at Delica. It provides precise insights into equipment issues, downtimes, and maintenance costs – with clearly defined KPIs, standardized visualizations, and high comprehensibility.

In contrast to previous static reports, the current setup enables in-depth operational analysis down to the asset level and supports data-driven decision-making across the entire production environment.

Core functions and benefits:

• ✅ Lifecycle management of individual assets – transparent insights into usage, failures, and maintenance history
• ✅ Identification of cost- or failure-intensive machines – data-based prioritization of measures
• ✅ Root cause analysis of recurring issues – faster problem detection and sustainable solutions
• ✅ Well-informed investment planning – fact-based decisions between repair and replacement
• ✅ Identification of cost-intensive machines
• ✅ Root cause analysis of recurring issues
• ✅ Data-driven investment planning (repair vs. replacement)

„We track every asset – how often it fails, what it costs, and which spare parts it consumes. This isn’t just reporting – it’s operational lifecycle management.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

„By replacing our manual, error-prone data preparation with an automated and standardized workflow, we now detect variances earlier and gain new insights into misuse and master data issues – ultimately improving both data quality and understanding of maintenance reporting.“
— Joël Chiapparelli, Head of Maintenance, Delica AG

📉 Business Value:

• 📉 Strategic asset management based on actual usage and cost
• 💡 Investment optimization through fact-based decisions on maintenance and replacement
• 🏭 Cross-plant transparency and benchmarking of equipment performance

Spare Parts Report – Unified Lifecycle View of Spare Parts

While the Maintenance Cockpit focuses on equipment efficiency and failure patterns, the Spare Parts Report offers a comprehensive view of spare parts consumption, inventory development, and warehouse structure across all production sites.

The report was developed using the same Golden Semantic Model (GSM) as the Maintenance Cockpit. As a result, purchasing, maintenance, and supply chain teams access a shared data foundation and can seamlessly navigate between different levels of analysis.

Key Areas of Analysis:

• 📦 Inventory levels (in CHF and quantities)
• 🔁 Stock turnover & coverage (in days and percentages)
• 📊 Consumption trends by plant and usage type (actuals, scrap, stock differences)
• ⚙️ Usage analysis along the equipment structure (equipment / bill of materials)
• 💰 Top spare parts by capital tie-up or consumption

A central design principle was the shift from static tables to dynamic, IBCS-compliant dashboards, which clearly and interactively visualize monthly consumption, dead stock indicators, and component relevance (e.g., within bills of materials).

„Thanks to the semantic model, users can view the same spare part from different perspectives – consumption, inventory, and BOM relevance – in one place. You can easily navigate from the company level down to individual equipment.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

Functional Highlights

The “Stock & Structure” page allows planners to instantly identify:

• 🧩 High-value slow movers
• ⚠️ Spare parts with critical availability risks
• 🏷️ Parts with no consumption but high inventory value

The “Usage” page additionally supports:

• 🔤 ABC analyses to prioritize spare parts
• ✅ Validation of equipment assignments to improve master data quality
• 🧭 Structural inventory optimization for more targeted investment decisions

By combining IBCS-compliant visualization, a semantically consistent data foundation, and interactive analysis capabilities, the Spare Parts Report delivers a unified, data-driven view of the spare parts lifecycle – a crucial step toward more efficient maintenance and sustainable inventory management.

The Sales Flash – Weekly Performance Dashboard for Management and Sales

The Sales Flash is an IBCS-compliant, weekly and cumulative performance dashboard, developed with Zebra BI and based on Delica’s Golden Semantic Model (GSM).
It is automatically updated every Monday (business week = Monday to Sunday) and standardizes key metrics such as net revenue, CM2a (contribution margin), and volume (ST / KG / CU) in millions of CHF.

Who uses it

Das Dashboard wird von Management, Vertriebsleitung, Key Account Management, Produkt- und Portfoliomanagement sowie dem Controlling aktiv genutzt – sowohl für wöchentliche Stand-ups als auch für monatliche Performance-Reviews.

How it’s read

• Neutral base colors; red and green are used only for variances, according to IBCS notation
• 💹 CM2a (contribution margin 2a) is shown as absolute value and, where relevant, also as a margin in % (Δ pp)
• 🌐 Dynamic headline messages in DE / EN / IT, controlled by the USERCULTURE() function in Power BI

What it shows

• Weekly Flash:Comparison of the current week with the previous week and the same week of the previous year
• Financials (cumulative):MTD/YTD comparison to budget and previous year, with variance bars and waterfall charts
• Trends & Drivers:Detailed analyses by assortment and brand, with filters for product and portfolio managers

Impact

• ⚡ Faster decisions thanks to a one-page, clearly structured overview
• 🧩 Higher acceptance due to a shared visual language and consistent KPIs
• 🔁 Easy scalability to other teams via reusable templates and the shared semantic model

„As a business unit manager with a broad and heterogeneous product portfolio in various markets, the cockpit provides me with an efficient and targeted tool to focus on relevant action areas and make well-founded decisions.“
— Oliver Hausmann, Head BU Food, Delica AG

The Sales Flash has become a central management tool – connecting operational and strategic perspectives, enabling transparent performance tracking, and strengthening data-driven control across the entire sales organization.

Faster Insights, Better Decisions

The work of Oliver Schaerer and his team did not go unnoticed.
The benefits of the reports created with Zebra BI quickly became apparent in multiple departments – and even in other companies within Migros Industry.

From machine operators to executive management, everyone now benefits from easier interpretation of KPIs and variances.
The spread of standardized dashboards across several departments led to time savings, simplified onboarding, and greater acceptance – even outside of Oliver’s direct area of responsibility.
A clear testament to the cross-functional value of this approach.

„We’ve set the standard. Now everyone can quickly understand the context behind the numbers, see what’s happening, and act accordingly.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

The Results: Better Report Quality & Scaled Adoption

Since introducing Zebra BI and IBCS, Delica has seen measurable improvements in report quality, user engagement, and cross-team collaboration.

„When we build something from scratch using Zebra BI, the feedback is overwhelmingly positive. I was one of the first to work with it – now other departments and companies within Migros Industry are adopting what we created.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

More Than Visuals – A Cultural Shift

With Zebra BI, reporting at Delica evolved from static outputs to dynamic insights – driven by clean data models, standardized visuals, and a scalable framework.
But Oliver Schaerer and his team didn’t just build dashboards – they established a process and a culture of data-driven working.

To drive true change within a large organization, the team placed special emphasis on internal training and user acceptance.
After a new report was created, it was first tested, then reviewed with stakeholders, and only then introduced in training sessions.
Employees learned how to correctly read reports, use filters, and interpret visual variances.
Only after this onboarding did the official rollout take place.

„Zebra BI isn’t just a time-saver – it’s a mindset shift. We now speak a shared visual language, and that changes everything.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

This new approach led to:

• 🔁 Democratized reporting – everyone can understand and use it
• 🧩 IBCS established as a common language across the company
• 🧠 Increased data transparency and literacy
• 💬 Deeper, fact-based collaboration between departments
• 🚀 Faster scalability of innovations thanks to reusable frameworks

A Role Model for Other Companies in Migros Industry

By introducing IBCS standards and Zebra BI, Delica created a reporting framework that can easily be applied across other Migros companies.

The combination of a Golden Semantic Model, standardized KPIs, reusable layouts, and a clear training concept makes Delica’s approach a best-practice blueprint for data-driven decision-making.

„We see how our work inspires others. When another team uses the same structures and is instantly productive, that’s when you know you’ve built something sustainable.“
— Oliver Schaerer, Manager Business Intelligence & Analytics, Delica AG

Download the Zebra BI Case Study here

About Zebra BI

Zebra BI is built on the principle that every report should answer the only questions that matter: How are we performing? Why? What action should we take?

Founded in 2014, Zebra BI was created to close the “utility gap” in reporting – the point at which data exists but insights and actions remain unclear. Today, more than 3,000 companies worldwide, including many Fortune 500 organizations, use Zebra BI to complete the last mile of the Microsoft ecosystem by transforming raw data into boardroom-ready dashboards.

With solutions for Power BI, Excel, PowerPoint and Zebra AI, Zebra BI provides an advanced and user-friendly way for organizations to move from manual analysis to automated insights. Out-of-the-box compliance with IBCS ensures that everyone speaks the same language, shifting the focus from deciphering charts to taking action.

Zebra BI enhances and professionalizes the Microsoft stack, delivering the clarity organizations need to make better business decisions.

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