Die Compliance-Richtlinie des ICV

Stand September 2024

1. Zweck und Ziele 

Der Internationale Controller Verein e.V. (ICV) ist seinen in der Satzung festgelegten Zielen verpflichtet. Er folgt dabei dem Leitbild, das durch den Vorstand verabschiedet wurde. 

Auf dieser Basis folgt er den gemeinsamen Werten, welche die Richtschnur des gegenseitigen Miteinanders sind. 

Der ICV will als vertrauenswürdiger und glaubwürdiger Gesprächspartner wahrgenommen und akzeptiert werden. Auch darum besteht er neben gesetzeskonformem Handeln besonders auf transparentem Handeln. Mit einer solchen Transparenz wird im Innenverhältnis Klarheit geschaffen und möglichen Verdachtsfällen vorgebeugt. Dies gilt auch für den Beschaffungsprozess und die Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt/ Mitarbeitern und Aktiven. 

Die vorliegende Compliance-Richtlinie stellt das Fundament für ethisches Verhalten und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen dar, die für den Betrieb und die Aktivitäten unseres eingetragenen Vereins gelten. Als ein zentraler Eckpfeiler unserer Organisationsstruktur dient diese Richtlinie dazu, die Standards für Integrität, Transparenz und rechtliche Konformität innerhalb des Vereins festzulegen. Unsere Mission als gemeinnützige Organisation ist es, eine positive Wirkung auf die Gesellschaft, insbesondere auf das Controlling in Unternehmen und Organisationen zu haben und die Ziele unseres Vereins im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen zu verfolgen. 

Die vorliegende Compliance-Richtlinie ist für alle Mitglieder, Vorstandsmitglieder, Angestellten, Freiwilligen und jegliche Dritte, die im Namen des Vereins handeln, verbindlich. 

Wir erkennen an, dass die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil unserer ethischen Verantwortung gegenüber unseren Mitgliedern, unseren Unterstützern und der Gesellschaft. Diese Richtlinie soll sicherstellen, dass wir unsere Verpflichtungen ernst nehmen und ein Klima des Vertrauens und der Integrität innerhalb unseres Vereins fördern. Durch die klare Kommunikation dieser Richtlinie an alle Beteiligten beabsichtigen wir, ein Bewusstsein für die Bedeutung von Compliance zu schaffen und sicherzustellen, dass alle unsere Aktivitäten auf einer soliden rechtlichen und ethischen Grundlage basieren. 

Wir ermutigen alle Mitglieder unseres Vereins, diese Compliance-Richtlinie nicht nur zu verstehen, sondern auch aktiv zu unterstützen und zu fördern. Nur durch die gemeinsame Befolgung dieser Standards können wir sicherstellen, dass wir als Verein unsere Ziele erreichen und gleichzeitig das Vertrauen und die Unterstützung unserer Gemeinschaft und aller Interessengruppen aufrechterhalten. 

2. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften 

Der Verein und seine Mitglieder sind verpflichtet, sämtliche geltenden Gesetze, Verordnungen und behördlichen Bestimmungen auf lokaler, regionaler, nationaler und internationaler Ebene zu respektieren und einzuhalten. Dazu gehören, sind aber nicht beschränkt auf, Steuergesetze, Datenschutzbestimmungen, Arbeitsrecht, Urheberrecht, Markenrecht und Wettbewerbsrecht. 

Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Konsequenzen je nach Art der Verstöße und den geltenden Gesetzen variieren können. Daher ist die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Compliance-Maßnahmen entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden und das Vertrauen der Stakeholder zu wahren. 

3. Verantwortlichkeiten des Vorstands 

Der Vorstand hat die Pflicht sicherzustellen, dass die Vereinsaktivitäten den geltenden Gesetzen und Bestimmungen entsprechen. Der Vorstand muss selbst über das nötige Compliance-Wissen verfügen und stellt sicher, dass die Mitglieder des Vereins über die Compliance-Richtlinie informiert sind. 

Weiter trägt der Vorstand die Verantwortung dafür, sicherzustellen, dass der eingetragene Verein in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften agiert. 

Indem der Vorstand diese Verantwortlichkeiten gewissenhaft wahrnimmt, kann der Verein sicherstellen, dass er die gültigen Standards in Bezug auf Rechtskonformität und ethisches Handeln einhält und somit das Vertrauen und die Unterstützung seiner Mitglieder und der breiteren Gemeinschaft gewinnt und erhält. 

4. Vertraulichkeit und Datenschutz 

Der Verein und seine Mitglieder sind verpflichtet, die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren. Alle personenbezogenen Daten müssen gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet und geschützt werden. Die Einhaltung der Vertraulichkeits- und Datenschutzbestimmungen ist von entscheidender Bedeutung, um das Recht auf Privatsphäre und Datenschutz aller Beteiligten zu respektieren und zu wahren. 

5. Finanzielle Integrität und Buchhaltung 

Der Verein verpflichtet sich zur sorgfältigen und transparenten Buchführung. Alle finanziellen Transaktionen müssen ordnungsgemäß dokumentiert werden, um die finanzielle Integrität des Vereins zu gewährleisten. Es ist von höchster Wichtigkeit, dass alle finanziellen Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert werden und den geltenden Rechnungslegungsstandards entsprechen. Die Ordnungsgemäßheit wird durch die in der Satzung verankerte Rechnungsprüfung kontrolliert. 

6. Ethik und Verhalten 

Der Verein verpflichtet sich, ein Umfeld zu schaffen, das auf gegenseitigem Respekt, Fairness und Integrität basiert. Diskriminierung, Belästigung und unethisches Verhalten werden nicht toleriert. 

Jedes Mitglied, jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft des Vereins ist dazu angehalten, ethische Standards zu wahren und sich respektvoll und professionell zu verhalten. Indem der Verein eine Ethikkultur am Arbeitsplatz fördert und die Einhaltung ethischer Standards und Arbeitsnormen sicherstellt, schafft er eine positive und produktive Arbeitsumgebung, die das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördert. Eine starke ethische Grundlage ist entscheidend, um das Vertrauen der Mitarbeiter in die Werte und Ziele des Vereins zu stärken und eine langfristige Bindung und Zusammenarbeit zu fördern. 

7. Kommunikation und Offenlegung 

Die Kommunikation des Vereins sollte transparent und klar sein. Wichtige Informationen und Entscheidungen sollten allen Mitgliedern zugänglich gemacht werden, um eine offene Kommunikationskultur zu fördern. 

8. Kodex für Dienstleister / Berater 

Der ICV orientiert sich an folgendem Kodex und beschreibt darin die Verhaltensstandards und Erwartungen für Dienstleister/Berater, die Mitglieder oder aktive Funktionäre, wie z.B. Arbeitskreisleiter, im Internationalen Controller Verein (ICV) sind. Ziel ist es, den professionellen Umgang mit Mitgliederdaten und -ressourcen zu gewährleisten und Interessenkonflikte zu vermeiden. 

Grundsätze 

• Vertraulichkeit Mitgliederdaten sind vertraulich zu behandeln. Die Weitergabe oder Nutzung dieser Daten zu anderen Zwecken als zur Erfüllung der ICV-Ziele ist strengstens untersagt. 
• Integrität Dienstleister/Berater müssen ihre Rolle im ICV von ihren geschäftlichen Interessen trennen und dürfen die Plattform nicht zur Förderung eigener Geschäftsaktivitäten nutzen. 
• Transparenz Dienstleister/Berater sollen ihre Interessen offenlegen und potenzielle Interessenkonflikte vermeiden. Bei Unsicherheiten ist der Vorstand des ICV zu konsultieren. 

Erlaubte Nutzung von Mitgliederdaten: 

• Verwendung von Mitgliederdaten ausschließlich für Zwecke des ICV, wie z.B. Organisation von Veranstaltungen, Informationsaustausch und Netzwerkbildung im Rahmen der Vereinsziele. 
• Teilnahme an Veranstaltungen und Arbeitskreisen in der Rolle als Dienstleister/Berater, sofern dies transparent kommuniziert wird und keine Werbung für eigene Dienstleistungen betrieben wird. 

Nicht erlaubte Nutzung von Mitgliederdaten: 

• Nutzung von Mitgliederdaten für persönliche oder geschäftliche Akquisition. 
• Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte ohne ausdrückliche Genehmigung der betroffenen Mitglieder und des ICV. 
• Nutzung von Mitgliederdaten für Direktmarketing oder andere kommerzielle Zwecke. 

Konsequenzen bei Verstößen 

• Ermittlung und Konsequenzen Verstöße gegen diese Richtlinie werden ernst genommen und durch den Vorstand des ICV untersucht. Sanktionen können bis zum Ausschluss aus dem Verein reichen. 
• Beschwerdemechanismus Mitglieder können potenzielle Verstöße an ein Vorstandsmitglied seiner Wahl melden. Der ICV wird diese Beschwerden vertraulich behandeln und geeignete Maßnahmen ergreifen. 

­­­Schlussbestimmungen Diese Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Alle Dienstleister/Berater als Mitglieder und Funktionäre des ICV sind verpflichtet, sich mit diesen Regeln vertraut zu machen und sie einzuhalten. Durch ihre Mitgliedschaft erkennen sie diese Richtlinie an. 

Der Vorstand des ICV steht für Fragen und Klarstellungen zur Verfügung. Ziel dieser Richtlinie ist es, ein vertrauensvolles und professionelles Umfeld zu gewährleisten, das den Austausch von Wissen und Erfahrungen im Sinne des ICV fördert. 

ICV Vorstand
Prof. Dr. Heimo Losbichler, Matthias von Daacke, Carmen Zillmer, Claudia Maron, Malgorzata Podskarbi, Dr. Klaus Eiselmayer, Markus Steiner

Datum: 16. September 2024